办公场所策略

办公场所策略是一项以企业业务目标为出发点，统筹办公环境、科技平台和人员管理举措的专业服务。它重点解决三个问题：员工在哪里办公；不同类型的办公活动将对空间提出哪些要求；办公场所应为员工营造什么样的整体体验。
 

办公场所策略的作用并不止于优化企业房地产组合及办公空间配置，更在于从四个相互关联的维度为企业决策提供支持：

• 业务协同：基于企业增长规划、人才战略、文化目标及财务目标统筹房地产决策，使办公空间投入更有效地转化为可衡量的业务价值。
• 员工需求与办公体验：深入了解员工的实际办公方式、吸引员工前往办公室的关键因素，以及有助于吸引和留住人才的办公体验。仲量联行发布的《全球员工偏好晴雨表》覆盖31个国家的8,700名员工，可为企业提供员工行为与偏好方面的数据支持。
• 办公空间及企业房地产组合：以仲量联行《全球办公空间使用基准指南》提供的空间使用数据及洞察作为参考，并结合企业业务需求、员工办公模式及现有房地产组合开展针对性分析，为企业所需的租赁面积、办公空间布局，以及专注区、协作区、社交空间和客户接待区等不同空间类型的配置提供策略建议。
• 科技应用与数据：引入工位及会议室预订平台、空间使用传感器、环境监测系统和数字化导视等办公场所科技应用，支持灵活办公模式，并持续积累空间使用数据，为后续优化提供依据。
   

在仲量联行空间策略与设计服务体系下，办公场所策略可统筹调动全球平台资源。由全球250余名策略咨询、室内设计、变革管理及科技咨询等领域专家组成的一体化团队，为企业提供从策略制定到落地实施的全面支持。

灵活办公（Activity-Based Working，ABW）是一种不为员工长期设置固定专属工位的办公模式。员工可根据当下的办公任务，在专注区、协作区、社交空间、安静室和项目室等为不同活动设计的空间中，自主选择合适的办公场所。灵活办公也是办公场所策略转化为空间设计和配置方案的主要框架之一。
 

灵活办公所要解决的核心问题，是现代知识型办公形态的实际需求与传统办公室设计之间往往并不匹配。通过优化办公室布局，配置支持不同办公活动的多类空间，并让员工根据具体任务选择在哪里、以何种方式办公，有助于提升员工生产力。
 

灵活办公环境通常包括五至八类功能空间：

• 专注区: 为个人深度专注提供安静且具备声学私密性的办公空间，例如封闭式工作舱、安静专注型工位（类似图书馆阅览区）或带隔断的工作站。
• 协作区: 为团队合作、头脑风暴和共同创作而设计的开放式团队空间、项目室和白板区等。
• 社交与社区空间: 用于非正式交流、建立关系和强化企业文化的咖啡区、休息区及全员会议空间。
• 混合型会议室: 配备视频会议设施，并通过合理设计确保线下与远程参会者都能清晰看到彼此、获得相对一致的参会体验，这对于保障混合办公中的平等参与尤为重要。
• 身心恢复空间: 包括健康关怀室、安静休憩区及可通往户外的空间等，帮助员工在一天的工作日程中适时放松并恢复精力。
   

仲量联行办公场所策略团队会结合空间使用数据和员工调研，为每家企业定制合适的灵活办公空间组合，并根据行业属性、办公活动特点、企业文化及混合办公政策进行调整。协作、专注和社交空间的配比会因企业而有显著差异：科技企业通常会为协作活动配置更多空间，例如共享工位和小型讨论室；金融服务企业则可能更重视专注空间。

办公场所体验管理，是对员工在实体办公场所内从抵达到离开的全流程体验进行持续策划、运营和优化的一项服务。它整合空间设计、科技应用、运营服务、配套设施和活动策划，旨在让办公室成为员工乐于前往的场所，而不只是必须到场的办公地点。
 

办公场所体验管理主要涵盖四个层面：

• 实体环境: 通过空间设计、家具、照明、声学环境、空气质量、温度和亲自然设计元素等，共同营造有助于提升员工生产力、健康福祉的感官体验。
• 服务与款待体验: 提供礼宾、餐饮、健身、儿童照护、健康支持和活动策划等服务，借鉴酒店业以体验为导向的服务理念，在提升便利性的同时营造社区氛围，而不再局限于传统的企业后勤服务模式。
• 科技应用: 通过移动办公应用、工位及会议室预订、数字化导视、访客管理和反馈系统等数字平台，减少员工使用办公空间时的阻碍，并提供更具个性化的体验。
• 文化营造与活动策划: 通过精心设计的活动、社区建设、学习项目和社交聚会，为员工创造线下相聚的理由，强化企业文化及员工之间的社交连接。
   

在仲量联行空间策略与设计服务体系下，办公场所体验管理与办公场所策略、办公空间使用规划及设施管理服务协同推进，确保员工在办公场所内接触的所有空间触点，都能体现企业设定的办公体验愿景。

变革管理是通过一套系统化方法，帮助员工由现有办公模式平稳过渡到新的办公方式，也是决定办公场所转型能否成功的最关键因素。研究显示，在强制推行办公场所变革却未采取有效变革管理的企业中，42%的企业出现了高于预期的员工流失。

办公场所转型中的变革管理通常包括五个阶段：

• 利益相关方协同: 在启动任何实体空间调整前，首先争取企业管理层支持，明确转型愿景，并建立相应的治理机制。仲量联行通常以管理层愿景工作坊为切入点，协助企业就转型目标、预期成果及成效衡量指标形成共识。
• 沟通策略: 通过透明的多渠道沟通，向员工说明为何需要改变、员工将从中获得什么，以及各个阶段会发生什么，减少员工因变革缺乏充分说明、被动接受而产生的抵触情绪。
• 建立内部变革代表（Change Champion）小组: 从各部门或办公区域选拔员工代表并提供必要支持，由其协助传递变革信息、收集同事反馈，并率先实践新的办公方式。
• 试点验证: 在全面推广之前，以小范围试点测试新的办公场所方案，验证设计假设、识别运营问题，并在企业内部积累能够证明策略有效性的实际依据。
• 变革落地后的支持与持续优化: 在办公场所变革落地后的关键前90天，为员工提供新科技应用及系统的使用培训和过渡支持，持续收集反馈，并根据实际情况调整方案。
   

仲量联行将变革管理融入每一个办公场所策略项目中，并从项目启动之初贯穿全过程，而非作为项目后期附加的独立服务。

办公场所策略能够从需求端说明员工实际如何办公、需要哪些类型的空间，以及未来的空间使用需求将如何变化，并据此为企业房地产组合优化和租赁决策提供依据。如果缺少办公场所策略，房地产组合优化便可能沦为单纯的财务测算，导致办公空间无法充分支持员工需求，并加大人才流失风险。
 

办公场所策略与租赁决策之间的联动主要体现在以下两个方面：

• 明确空间需求: 办公场所策略并非根据员工人数与标准人均面积简单计算空间需求，而是综合考虑办公模式、工位共享比例及业务增长预测，形成更符合企业实际情况的空间规划方案。仲量联行数据显示，平均每名员工的可租赁面积正由约15.3平方米降至约12.3平方米的目标水平，这将直接影响企业所需的租赁面积、租期及对楼宇品质的要求。
• 把握实施时机: 租约到期时间、续租选择权及提前解约条款等因素，会影响企业实施办公场所调整的时间窗口。仲量联行的租户代表顾问与办公场所策略顾问将协同工作，确保办公场所策略的实施计划与租约关键节点相匹配。
   

在此基础上，企业还需结合空间使用数据，才能有效推进房地产组合优化。73%的企业房地产负责人将房地产组合优化列为优先事项。有效的房地产组合优化既需要通过办公场所策略明确企业的实际空间需求，也需要借助空间使用数据掌握各办公地点的实际使用情况，进而判断哪些地点应继续保留、整合、重新设计或退出。
 

这一方法也已在实际项目中取得成效。一家全球金融服务企业与仲量联行合作，将空间使用数据纳入企业房地产组合分析，据此优化房地产布局，使其更贴合员工的实际办公需求，并最终实现1.2亿美元的成本节省。

人工智能与楼宇智能化应用正在推动办公场所策略从阶段性规划，转向持续运行、动态调整的管理体系。相关系统能够持续分析空间使用模式、预测需求、实时调节环境，并不断积累数据，为后续策略决策提供更精准的依据。

• 空间使用需求预测: 基于历史门禁、传感器及预订数据训练人工智能模型，预测一周内不同时段、不同季节及业务周期下的空间需求，帮助企业提前调整房地产组合，而非在需求发生变化后被动应对。
• 智能环境调控: 将空间使用传感器与楼宇管理系统（BMS）联动，根据人员到场及空间实际使用情况，分区域调节暖通空调、照明和通风，在提升员工舒适度的同时，可节省20%至25%的能源。
• 人工智能优化员工体验: 通过分析员工行为数据，提供个性化导航指引、根据团队日程及个人偏好自动推荐工位、智能礼宾服务，并预测配套设施需求，动态调整相关服务安排。
• 生成式空间设计: 根据协作效率、自然采光和空间动线等指标，快速生成并评估数千种空间布局方案，将过去往往需要数周完成的工作缩短至数小时。